Mannschaftsfahrt-Checkliste für den Kapitän
Wer die Mannschaftsfahrt organisiert, hat zwischen Training, Spieltag und Job selten Zeit für Reiseplanung. Diese Checkliste geht die Aufgaben in der Reihenfolge durch, in der sie anfallen – von der Terminwahl bis zur Notfallnummer – und listet separat, was der Kassenwart für Anzahlung, Restzahlung und Sammelrechnung braucht. Zum Abhaken gedacht, nicht zum Durchlesen.
Phase 1, Termin. Schaut in den Spielplan und legt die Fahrt hinter den letzten Spieltag oder in die Vorbereitung. Für 2027 gibt es sechs feste Pakettermine: Vatertag (06.–09.05.), Fronleichnam-Wochenende (27.–30.05.), Anfang Juni (03.–06.06.), Mitte Juni (10.–13.06.), Juni mit Freibier (17.–20.06.) und August (12.–16.08., vier Nächte). Stellt zwei oder drei davon zur Abstimmung, nicht alle sechs, und setzt eine Frist von einer Woche. Zu erledigen: Spielplan prüfen, Termine vorschlagen, Abstimmung starten, Ergebnis anpinnen. Wer den Termin im Herbst festlegt, hat im Winter Ruhe zum Buchen und im Frühjahr Zeit für die Anreise.
Phase 2, Personenzahl. Die Zahl entscheidet über den Preis: Bei gerader Personenzahl gilt der günstigere Preis pro Person, bei ungerader bleibt ein Bett frei und der Preis liegt etwas höher – bei Paket 1 zum Beispiel 185 € statt 197 €. Zu erledigen: Anmeldeliste mit Anmeldeschluss, Ansage, dass die Anzahlung pro Kopf nach der Buchung eingesammelt wird, Liste am Schluss auf eine gerade Zahl bringen. Landet ihr bei 15, fragt den Sechzehnten – Ersatztorwart, Zeugwart, zweite Mannschaft. Die Pakete sind ab 6 Personen buchbar. Ab 30 Personen ist ein privater Partyboot-Charter möglich, ab 50 Personen gibt es individuelle Konditionen; das sind zwei Schwellen, die bei großen Vereinen die Zahl beeinflussen.
Phase 3, Buchung und Anzahlung. Das Paket bucht ihr online auf der Mannschaftsfahrt-Seite. Innerhalb von 7 Tagen sind 30 % des Gesamtpreises fällig, per Überweisung, PayPal oder Karte; die restlichen 70 % bis 7 Wochen vor Anreise. Zu erledigen: Paket buchen, Sammelrechnung an den Verein oder Zahlung pro Spieler festlegen, Anzahlung überweisen, beide Fristen in den Kalender. Extras – Villa statt Apartment, Hotel mit Frühstück, Flugreise, Flughafenshuttle, City-Bus-Flatrate, weitere Events – gibt es nur auf Anfrage; entweder gleich mit dem Paket oder danach über das Anfrageformular. Ansprechpartner ist Nico, auch per WhatsApp, Antwort innerhalb von maximal 6 Stunden.
Phase 4, Namensliste, Ausweise, Anreise. Die Namensliste muss zur Personenzahl passen, mit Handynummer je Spieler und einer Notfallnummer zu Hause. Ausweise: Kroatien ist EU-Mitglied, für EU-Bürger reicht der gültige Personalausweis – prüft das Ablaufdatum, jedes Jahr fällt einer damit auf. Wer keinen EU-Pass hat, klärt die Einreise früh. Anreise: Sammelbus aus 22 Städten (bei der Anfrage angeben), Fahrgemeinschaften mit dem Auto (Fahrer, Sitzplätze, Maut und Sprit aufteilen) oder Flug nach Zadar mit Transfer (ca. 110 km, rund 90 Minuten; Sammeltransfer bis 48 Personen pro Bus auf Anfrage). Zu erledigen: Liste final, Ausweise abgefragt, Anreise gebucht, Abfahrtszeit und Treffpunkt angepinnt.
Phase 5, Verpflegung und Programm. Verpflegung ist nicht im Paket: Legt fest, ob ihr im Apartment frühstückt, wer einkauft und welcher Abend das Abschlussessen ist. Programm: ein fester Punkt pro Tag – Poolturnier am Anreisetag, Partyboot (im Paket) am ersten vollen Tag, Clubnacht mit reserviertem Tisch am letzten Abend. Freiwillig dazu: Beach-Volleyball am Babe Beach, Trainingseinheit im Stadion Novalja (vorab klären), Strandtag oder Bootsausflug (als Extra anfragen), Recovery. Zu erledigen: Club und Budget für den Tisch bei der Buchung nennen, Restaurant für 20 und mehr ein paar Tage vorher reservieren, Programm als Bild in den Chat. Die Vorlage mit Uhrzeiten steht im 3-Tage-Programm.
Phase 6, Regeln und Notfallnummern. Drei Regeln reichen, wenn sie vor der Fahrt stehen: Wer den Treffpunkt verpasst, kommt selbst nach. Wer den Tisch im Club nicht nutzt, zahlt trotzdem seinen Anteil. Wer etwas kaputt macht, zahlt es – nicht die Kasse. Notfallnummern, die jeder im Handy hat: der europäische Notruf 112, die Nummer des ZRCE.de-Teams vor Ort, die Nummer von Nico, die des Kapitäns und die des Kassenwarts. Dazu eine Adresse: die eures Apartments, als Screenshot, damit auch der Taxifahrer sie lesen kann. Zu erledigen: Regeln anpinnen, Nummern verteilen, Reiseapotheke packen (Pflaster, Schmerztabletten, Sonnencreme), Buchungsbestätigung als PDF beim Kapitän.
Die Woche davor: Restzahlung ist raus (Frist 7 Wochen vor Anreise – die Woche davor ist nur die Kontrolle). Zimmeraufteilung festgelegt. Abfahrt, Treffpunkt und Programm angepinnt. Trikots oder Mannschaftsshirt für das Foto eingepackt. Mannschaftskasse in bar beim Kassenwart, Puffer eingerechnet. Nach der Fahrt: Kasse abrechnen und den Rest zurückzahlen oder in die Vereinskasse buchen, Fotos in einen Ordner, kurzes Feedback in der Kabine – was war gut, was fehlt nächstes Jahr. Und den Termin für die nächste Fahrt gleich vormerken: Die Mannschaft, die im Sommer „nächstes Jahr wieder“ sagt, hat im Herbst schon den halben Beschluss.
Die Checkliste kompakt
Termin: Spielplan geprüft, zwei bis drei Pakettermine vorgeschlagen, Abstimmung mit Frist, Ergebnis angepinnt. Personenzahl: Anmeldeschluss gesetzt, Liste auf gerade Zahl gebracht, mindestens 6 Personen. Buchung: Paket online gebucht, Sammelrechnung oder Zahlung pro Spieler gewählt, 30 % innerhalb von 7 Tagen überwiesen, Frist für die 70 % (7 Wochen vor Anreise) im Kalender, Extras angefragt. Namensliste: Namen, Handynummern, Notfallkontakt, Ausweise mit Ablaufdatum geprüft. Anreise: Bus angefragt oder Fahrgemeinschaften mit Fahrern und Maut aufgeteilt oder Flug plus Transfer organisiert; Abfahrt und Treffpunkt angepinnt. Verpflegung: Frühstück im Apartment geregelt, Einkauf verteilt, Abschlussessen reserviert. Programm: ein fester Punkt pro Tag, Club und Budget für den Tisch genannt, Plan im Chat. Regeln: drei Regeln angepinnt. Notfallnummern: 112, Team vor Ort, Nico, Kapitän, Kassenwart, Adresse des Apartments bei allen gespeichert.
Was der Kassenwart braucht
Erstens die Rechnung pro Kopf: Paketpreis (gerade oder ungerade Personenzahl beachten) plus Anreise plus Puffer, einmal schriftlich im Chat. Zweitens die Entscheidung Sammelrechnung an den Verein oder Zahlung pro Spieler – die Sammelrechnung bedeutet eine Überweisung und eine klare Pro-Kopf-Aufstellung, dafür muss der Verein die Anzahlung vorstrecken, wenn Spieler nicht rechtzeitig zahlen. Drittens die Fristen: 30 % innerhalb von 7 Tagen nach Buchung, 70 % bis 7 Wochen vor Anreise; der interne Zahlungsschluss liegt zwei Wochen davor. Viertens eine Liste, wer was wann bezahlt hat. Fünftens die Mannschaftskasse für vor Ort: Abschlussessen, Tisch im Club, Taxi – in bar und mit Quittungen. Sechstens die Abrechnung nach der Fahrt. Für die Zahlen hilft der Mannschaftsfahrt-Kostenrechner mit Personenzahl, Paket und euren Schätzwerten für Anreise, Verpflegung und Partykasse.
Regeln, die sich bewährt haben
Treffpunkt-Regel: Zeit und Ort stehen im Plan, wer fehlt, kommt selbst nach – niemand wartet länger als zehn Minuten. Tisch-Regel: Der reservierte Tisch im Club wird durch alle geteilt, auch durch die, die früher gehen. Schaden-Regel: Wer etwas beschädigt, zahlt selbst; die Kasse ist für gemeinsame Dinge da. Bus-Regel: Die Vorgaben des Busunternehmens gelten, ohne Diskussion. Ruhe-Regel: In der Anlage wohnen auch andere Gäste – nach der Clubnacht leise rein. Kassen-Regel: Wer bis zum internen Zahlungsschluss nicht bezahlt hat, steht nicht auf der Liste. Diese Regeln postet ihr einmal vor der Fahrt und lasst sie per Daumen bestätigen. Dann gibt es vor Ort keine Diskussion, sondern nur den Verweis auf die angepinnte Nachricht – und der Kapitän muss nicht der Böse sein.
Notfallnummern und Kontakte
Der europäische Notruf 112 funktioniert in Kroatien wie in Deutschland. Die Nummer des deutsch- und englischsprachigen ZRCE.de-Teams vor Ort gehört in jedes Handy der Mannschaft, nicht nur in das des Kapitäns. Nico ist per WhatsApp erreichbar und antwortet innerhalb von maximal 6 Stunden. Dazu die Nummern von Kapitän und Kassenwart und die Adresse des Apartments als Screenshot. Für den Ernstfall: Krankenversicherungskarte mitnehmen, Reiseapotheke im Apartment, und ein Spieler, der nüchtern bleibt, wenn es darauf ankommt – wechselnd pro Abend. Der Reisesicherungsschein, der in jedem Paket enthalten ist, sichert eure Zahlungen an den Veranstalter ab; eine Auslandskrankenversicherung ersetzt er nicht, das klärt jeder für sich vor der Fahrt.
Häufig gestellte Fragen
- Wie viele Leute müssen wir mindestens sein?
- Die Mannschaftsfahrt-Pakete sind ab 6 Personen buchbar. Achtet auf eine gerade Zahl, sonst bleibt ein Bett frei und der Preis pro Person liegt etwas höher.
- Wie viel muss der Verein anzahlen?
- 30 % des Gesamtpreises innerhalb von 7 Tagen nach Buchung, die restlichen 70 % bis 7 Wochen vor Anreise – per Überweisung, PayPal oder Karte.
- Bekommt der Verein eine Sammelrechnung?
- Ja, auf Wunsch eine Sammelrechnung an den Verein mit klarer Aufstellung. Alternativ zahlt jeder Spieler seinen Anteil direkt.
- Welche Ausweise brauchen wir für Kroatien?
- Kroatien ist EU-Mitglied, für EU-Bürger reicht der gültige Personalausweis. Prüft die Ablaufdaten früh; wer keinen EU-Pass hat, klärt die Einreise vorher.
- Wer ist unser Ansprechpartner?
- Vor der Fahrt Nico, auch per WhatsApp, Antwort innerhalb von maximal 6 Stunden. Vor Ort das deutsch- und englischsprachige ZRCE.de-Team.
- Ist die Anreise im Paket enthalten?
- Nein. Bus, Auto oder Flug organisiert ihr zusätzlich; Sammelbus, Flugreise und Flughafenshuttle könnt ihr mit anfragen.
